How To Handle Meetings

In most cases, it’s not always the most popular person who gets the job done.

From all my experiences in the business world, meetings are (almost) always terrible. In the absence of leaders who would set things straight, meetings flow just as unmanned ships at the ocean.

Meetings have the obligation to be productive, otherwise, it’s simply a waste of time. Of course, that’s different than building a solid and healthy relationship with your co-workers or teammates. That’s extremely important, but business meetings must be designed to be productive and getting things done.

Do you even wonder why? Businesses are supposed to deliver value in the form of physical or digital products and services. Meetings are supposed to set and refresh operational points, data, and intelligence among leaders and workers – and that won’t get done by screwing around.

 

What is a business meeting?

A meeting is any encounter between two or more people to talk about anything.

A business meeting is an encounter between two or more people to talk about business perspective, progress update, feedback receival or any subject valuable and indispensable to operations.

Here’s a common scenario that we’ve all been through:

a meeting starts to talk about subject XYZ and, for the next thirty minutes, XYZ is not touched. Instead, participants engaged in what I call “ice-breaking conversation” – which is nothing but bullshit.

I’m like him in 97.492% of all meetings I attend

How to Handle Meetings

There are ways of making a meeting productive – if you’re an executive, that’s your obligation. Meetings must be work sessions, not bull sessions.

1. Decide what kind of meeting it will be

Different meetings require different types of preparation to have different results.

If there’s a meeting to write a marketing campaign, press release or something that needs to have a draft, a member or team has to prepare a draft beforehand. Otherwise, your meeting will be filled with brainstorms and conversation that won’t get the job done.

Objective meetings are supposed to ship the necessary/requested results at a glance. If you’re developing a new product, then you may arrange brainstorm/creative sessions, modularization, operations and scaling sessions.

If you’re dealing with a crisis, you may need results even faster. Delegating the right functions to the right teams will be a key to shipping such results.

Also, leaders can set meetings to happen in strategic parts of the day. Priorities should be handled early in the week – and that’s a nice excuse to arrange an 8 AM on Monday. Brainstorming or product development events may be handled after priorities are cleared.

Informal meetings, on the other hand, could be arranged

2. Reports

If one or all members report, the meeting should be confined to that matter.

Either there should be no discussion at all or the discussion should be limited to make the points clearer. If all reports must be discussed, then they should be previously emailed or handled to each member. Also, each report should have a predefined time-space.

3. Product Development

Product development and brainstorming sessions could be disastrous if there are no rules to be respected. Here are some points that might help you organize creative sessions:

  • defining the beginning and end of the meeting. If you planned a 1-hour session, such timeframe must be followed, especially if general thoughts are leading nowhere and except if thoughts and points are being extremely productive, then such meeting may be extended;
  • documenting valuable (and only valuable) points. These are the ideas and points that should be discussed or developed in next sessions or operation meetings;
  • don’t ask for unnecessary stuff. Just don’t.

4. Use your weapons

Slack, Google Drive, Dropbox, Evernote and thousands of other apps are there to make your day more productive. Stick to one or two platforms and integrate them as much as necessary – one of the things I offer in my consulting hours.

Now it’s time for you to speak:

  1. How do you handle your meetings?
  2. Which strategies do you think are valuable?

Comment your answers or email me them @ brunocampos.dev@gmail.com

Do you publish online content? I strongly recommend this article.

 

 

 

 

A impressionante curva de risco de Elon Musk

Elon Musk me impressionou nos aspectos de gestão de risco e administração. O grau de risco que corre diariamente em seus negócios e vida particular é uma curva quase que inédita.

Elon Musk me impressionou nos aspectos de gestão de risco e administração. O grau de risco que corre diariamente em seus negócios e vida particular é uma curva quase que inédita.

Sul-Africano radicado nos Estados Unidos, Elon Musk é um empreendedor pouco conhecido no Brasil. Somente alguns dos grandes empresários de fora do país são conhecidos na boca do povo, Bill Gates e Steve Jobs (após sua morte) estão na lista e isso se deve à grande veiculação de notícias sobre as duas figuras e a popularidade de seus produtos.

Os produtos de Musk, entretanto, estão longe da popularidade no Brasil. Carros elétricos, foguetes espaciais econômicos e painéis solares de alta eficiência formam três empresas que têm o empresário na board administrativa. Tesla Motors, Space X e Solar City são companhias que prometem menor uso de derivados do petróleo e viagens espaciais com menor custo – coisas essenciais ao futuro da humanidade, segundo Musk.

E o que há de especial em Musk? 

Nada. Bem, na verdade existem aspectos especiais sim. A resiliência (e isso é um traço presente em empreendedores de peso) é um fator especial. Segundo sua biografia, enfrentou bullying durante a infância e certas complicações na família. Seu pai era bom, porém um tanto duro com os filhos após o divórcio. É difícil viver com ideias de colonização de Marte em sua cabeça e isso só está se tornando realidade graças à sua resiliência, conhecimento e administração.

Musk superou todos os limites. Quando suas empresas estavam falindo, tirou dinheiro do próprio bolso para salvá-las – e isso não acontece com todos os empresários, muitos preferem deixar sua pessoa física rica e assistir a pessoa jurídica falir. Na época, Musk quase descapitalizou totalmente – dar certo ou morar na rua.

A Zip2 foi a primeira empresa que montou. Com a parceria do irmão, era um site de reviews de negócios locais. Além disso, conectava jornais com negócios com intenções de publicidade. Anos mais tarde, após a Zip2 ser vendida, fundou a x.com – incorporada ao PayPal mais tarde, o maior serviço de pagamentos online do mundo.

Importante: Se ainda não leu meu artigo sobre o maior professor de investimentos do mundo, recomendo que leia agora mesmo!

Enxergando verde

A Tesla hoje atua com a Solar City – nas estações de carga espalhadas pelos Estados Unidos, a energia solar é a fonte primária de recarga das baterias. Além de ter uma carga veloz, a vantagem de recarregar um Tesla em uma estação é que não pagará nada pelos kilowatts (a não ser que deixe seu carro lá após ter 100% de carga, evitando que outro use a estação).

A Tesla não foi pioneira em fazer carros elétricos. Antes de Musk entrar efetivamente na empresa, seus fundadores aprenderam muito com uma fabricante chamada AC Propulsion – e não tinha um produto tão bem acabado e desenvolvido como a Tesla viria a ter. Assim como a Apple não foi pioneira em aparelhos touchscreen, a empresa aprendeu muito com o que não dava certo nos pioneiros da ideia. O design perdia muito para os fabricantes de carros tradicionais e a autonomia da bateria era curta – perdiam muito em termos de competitividade.

tesla-model-s-p85d-2015-detroit-auto-show_100497379_m
Interior do Model S, o sedã da Tesla

Além de apresentar alta resiliência, Musk sabe o que está fazendo. Apresenta atitudes para tirar realmente as coisas do papel.

Boas ideias e resiliência não tiram uma ideia do papel e criam um negócio lucrativo por si só. É preciso entender o que você está fazendo. 

Na faculdade, Musk tinha o foco nas matérias dos assuntos que mais gostava – conhecimento que seria aplicado em seus negócios anos mais tarde. Nas matérias que pouco faziam sentido em sua mente, ele tirava apenas a nota para ser aprovado.

Por liderar projetos pioneiros e de alta complexidade, é fundamental que o gestor entenda como cada módulo funciona profundamente. Além disso, esse entendimento garantirá que a equipe mantenha-se dentro da cultura da empresa – e um fundador deve garantir isso. Perder muito tempo com burocracia ou negociar com fornecedores duvidosos não faz parte da cultura de suas empresas.

A cultura startup

Uma startup não é uma versão pequena de uma grande empresa, assim como uma criança não é uma versão pequena de um adulto. Assim como a vida humana, uma empresa passa por diferentes estágios em sua vida, com diferentes comportamentos, funções e psicologia.

A cultura da startup, na maioria das vezes, é de viver com orçamento limitado. Com isso, novas técnicas de marketing, como o growth hacking, surgiram. A Space X fabrica a maior parte dos componentes que usa nos foguetes e cápsulas espaciais e isso surgiu graças ao seu orçamento limitado no início das operações. Graças a isso, a empresa possui alta integração na montagem de seus produtos.

f9productionfloor1
Fábrica da Space X

Porque devemos aprender com Musk

Resiliência, esforço para aprender e alta carga horária de trabalho são preços que poucos estão dispostos a pagar e empreender é composto desses três fatores. Ideias de peso requerem trabalho em peso para saírem do papel e mais trabalho ainda para que se tornem negócios lucrativos.

Não queira “empreender” para vender saco de ar, já tem muita gente fazendo isso (Bel Pesce).